“Om onze financiële administratie te professionaliseren zocht ik naar consultants met veel media ervaring…”

Een interview met Eric Wirix, CEO van auteursrechtenverenigingen BAVP en Procibel – september 2021

Eric Wirix: best mogelijk dat zijn naam een belletje doet rinkelen. Als mede-oprichter van productiehuis Skyline liet Eric niet enkel films als “De Indringer” en “De Hel van Tanger” op de wereld los, maar tekende hij ook voor series als “Aspe”, “De Rodenburgs” en “Salamander”. Vanuit die rol als producent stond hij in de vorige eeuw al mee aan de wieg van auteursrechtenverenigingen BAVP en Procibel. Zijn sectorkennis in combinatie met zijn opleiding en ervaring als advocaat, maakten hem in 2019 de geknipte man om de rol van CEO op te nemen binnen deze bedrijven. Om beter inzicht te krijgen in de financiële stromen binnen de organisatie en om een solide administratieve structuur op te zetten, deed hij beroep op RentMyBrain. Wij wilden weten hoe dat verliep.

Dag Eric, kan je misschien eerst kort toelichten wat Procibel en BAVP juist doen?

Met BAVP en Procibel zorgen wij ervoor dat onze leden uit de audiovisuele sector een vergoeding ontvangen voor hun producties die in België en in het buitenland worden uitgezonden of gekopieerd. Om het kort te stellen: wat SABAM is voor muzikanten, zijn BAVP en Procibel voor producenten.

Enerzijds innen wij dus gelden (onder andere van telecomspelers en van de technologie sector), en die gelden worden dan jaarlijks verdeeld onder en uitgekeerd aan onze leden. Wij worden dus niet geacht om winst te maken, maar wel om de belangen van onze leden te vrijwaren. Net als alle andere auteursrechtenverenigingen staan wij onder toezicht van de FOD Economie, die een aantal strikte regels opleggen waaraan onze werking en boekhouding moet voldoen.

Als producent was je niet enkel lid, maar ook enkele jaren bestuurder binnen BAVP en Procibel, toen je midden 2019 CEO werd. Hoe ging dat?

De audiovisuele sector is al enige jaren in volle beweging. Vroeger keek je naar ‘de VRT of de VTM’, en zat je niet op tijd in de zetel, dan programmeerde je de videorecorder (of nadien de digicorder). Voor een nieuwe film ging je naar de cinema. Vandaag wordt tv gekeken op alle mogelijke platformen, en is er op elk ogenblik van de dag – al dan niet betalend – toegang tot wereldwijde èn vaak ook zeer recente content. Onnodig te zeggen dat dat een weerslag heeft op onze werking, en dan in de eerste plaats voor wat betreft het vrijwaren van de inkomsten.

Ik ben CEO geworden op een ogenblik waarop de contracten aan inkomstenzijde fundamenteel heronderhandeld dienden te worden. Als producent heb ik toch wel wat (onderhandelings)ervaring in de sector, en in combinatie met mijn opleiding als jurist, zag men in mij blijkbaar de juiste man voor die job.

Was het in die contractonderhandelingen dat je beroep deed op RentMyBrain?

Neen, die contractonderhandelingen heb ik zelf gevoerd, bijgestaan door enkele leden van de raad van bestuur en onze advocaten.

RentMyBrain had ik nodig voor het optimaliseren van de boekhouding en het bijhorende rechtenproces. Vrij snel na mijn benoeming als CEO merkte ik dat de boekhouding – en dan vooral het proces rond het beheer en de verdeling van de rechten – de afgelopen jaren onvoldoende was geëvolueerd. Er werd voornamelijk manueel gewerkt, ècht alles gebeurde op papier, er was achterstand in het uitkeren van rechten naar onze leden toe, de boekhouding werd onvoldoende gevoerd volgens de regels van de FOD etc.

Vrij snel werd duidelijk dat ik 2 zaken nodig had: (i) automatisatie en optimalisatie in het proces van de rechtenverdeling en (ii) financiële brains om de boekhouding te professionaliseren en de inning en verdeling van de rechten financieel te stroomlijnen.

Voor het eerste luik deed ik beroep op Smartstaff, een start up gespecialiseerd in robotics. Zij bouwden een tool die de geïnde rechten per inningsjaar in no time verdeelt over de verschillende rechthebbenden. Eveneens identificeren zij de producties waarvan we geen of onvoldoende informatie beschikbaar hebben om tot uitkering over te gaan, zodat we gerichter kunnen werken. 

In mijn zoektocht naar financiële ondersteuning, hoorde ik via via dat Anke Vandenhouwe en Ben Leo – die ik in mijn producententijd nog heb gekend als finance manager en CFO bij Medialaan – in de zomer van 2020 een eigen bedrijf in financial consulting, RentMyBrain, waren gestart. Ik contacteerde Anke en zo startte die samenwerking.

Hoe verliep dat traject?

Zeer vlot. Heel snel werd duidelijk dat het huidige boekhoudprogramma – waar intussen geen ondersteuning meer voor geboden werd – ontoereikend was. RentMyBrain bracht in kaart aan welke vereisten een nieuw boekhoudpakket diende te voldoen. Als voormalig revisor wist Anke perfect welke boekhoudkundige minimumstandaard ze nodig had, maar ze heeft zich daarnaast ook minutieus ingelezen in de vereisten van de FOD en hield bij het uittekenen van de opzet ook rekening met de recurrente operationele rapportering aan de bestuursleden. Haar ervaring in de mediasector maakte het plaatje compleet.

Samen met Smartstaff dacht RentMyBrain daarnaast een geoptimaliseerd rechten-verdeelproces uit, dat werd gevisualiseerd in een FlowChart. Dat maakte het ook voor mij en de leden van het bestuur allemaal heel inzichtelijk.

Om zeker te zijn dat ze alles niet enkel in theorie, maar ook in de praktijk goed begrepen had, heeft Anke de financiële jaarafsluiting op zich genomen. Ze fungeerde daarbij ook als aanspreekpunt voor de audit. Tenslotte toetste ze de praktijk ook nog aan de vragen die de FOD stelde mbt de rapportering van het voorgaande jaar, en formuleerde ze daar een antwoord op de financiële vragen.   

Zodra de opzet helder was, ging RentMyBrain op zoek naar de geschikte provider voor het nieuwe boekhoudpakket. Daarbij werd rekening gehouden met de noden, maar ook met de prijs. Ikzelf werd regelmatig op de hoogte gehouden, maar eerlijkheidshalve geef ik toe dat ik hier zeer weinig tijd heb in gestoken en dat ik me vooral concentreerde op de contractonderhandelingen waarover ik daarnet al heb verteld. Smartstaff en RentMyBrain hadden hier duidelijk alles onder controle, dus het was makkelijk om hen vertrouwen te geven.

En zodra het boekhoudpakket gekozen werd, heeft RentMyBrain ook de migratie verder begeleid.

Ja, samen met de provider en Smartstaff werkten ze een stappenplan uit en verdeelden ze de verantwoordelijkheden. Daarnaast zorgden ze ook voor opleiding en ondersteuning van onze boekhouders, zodat zij nadien hun weg konden vinden in de nieuwe manier van werken. RentMyBrain en Smartstaff zijn niet enkel technische experts, maar ze vinden mekaar ook blindelings, dus opnieuw kon ik mijn input beperken tot het hoogstnodige en me toeleggen op strategische dossiers.

Als producent was je niet enkel lid, maar ook enkele jaren bestuurder binnen BAVP en Procibel, toen je midden 2019 CEO werd. Hoe ging dat?

We kunnen werken vanop afstand, hetgeen voordien ondenkbaar was en in Covid-tijden een absolute must bleek.

We werken geautomatiseerd: de afbeelding van onze kostenfacturen kan worden opgeroepen vanuit de boekhouding, en voor de meeste leveranciers zijn bepaalde standaarddimensies als grootboekrekening of BTW code op voorhand vastgelegd, zodat er bij het inboeken geen fouten kunnen gebeuren. Aankoopfacturen worden nu ook goedgekeurd in het boekhoudpakket en niet langer met een handtekening op papier.

Nadien volgt er geen manuele betaling meer, want nu wordt er een betalingslijst gegenereerd, die nadien wordt opgeladen in de betalingstool Isabel. En na die betaling is het niet meer wachten tot de bankafschriften in de bus vallen, maar downloaden we een CODA file die automatisch de juiste boekingen en afpuntingen genereert waardoor de klanten- en leveranciersbalansen overzichtelijk blijven.

Alles loopt niet enkel sneller, de kans op manuele tikfouten of fouten zoals bvb dubbele betaling wordt tot een minimum beperkt. Daardoor krijgt de boekhouder tijd vrij, welke we opvullen met inhoudelijk interessanter werk van meer toegevoegde waarde zoals bvb het identificeren van producties waarvan we de rechthebbenden nog niet kennen.

Maar al het bovenstaande was eigenlijk niet meer dan een absolute must, waardoor we nu mee zijn met onze tijd en te allen tijde een helder inzicht kunnen geven in onze financiële toestand. De grootste toegevoegde waarde is voor mij het feit dat we goed op weg zijn om onze verplichting aan onze leden opnieuw waar te maken: een vlot innings- en verdelingsproces waarbij we rechten tijdig bij de juiste rechthebbenden krijgen, en we niet geblokkeerd of vertraagd worden door administratieve problemen.

Mag ik besluiten dat je een samenwerking met RentMyBrain aan anderen zou aanbevelen?

Dat mag je zeer zeker!